Gestão de oficinas: Contabilidade em dia evita riscos ao empresário
Todo mundo sabe que o sistema tributário brasileiro é recheado de regras e exceções, por isso, cumprir com as obrigações fiscais e no prazo correto, é um grande desafio para as empresas. E isso não é diferente quando falamos de oficinas de reparação automotiva. Não é diferente, mas possui suas peculiaridades, detalhes que exigem um controle contábil de qualidade.
Manter a saúde financeira da oficina é essencial para o sucesso do negócio e o sustento de muita gente. Por isso, fazer a contabilidade com coerência não é apenas uma questão de movimentações financeiras e pagamento de impostos, mas uma maneira de planejar condições para reduzir impostos e evitar problemas legais.
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Uma oficina mecânica vende o serviço e o produto que aplica no veículo do cliente, o que demanda mais atenção na hora da emissão de notas, da tributação e do regime tributário na qual se insere, o que depende diretamente da faixa de faturamento do estabelecimento.
Em primeiro lugar é preciso entender sobre a importância de emitir a nota fiscal (NF), um fator que ainda gera muitas dúvidas no empresário da reparação. É bom lembrar que cada cidade e cada estado possui suas próprias metodologias e regras específicos. Daí a necessidade de prestar atenção quando preenche uma NF, já que a não emissão do documento pode causar multas e custar ainda mais caro.
Para facilitar a vida de empresários e consumidores, a Secretaria da Fazenda oferece a Nota Fiscal Eletrônica conjugada, onde a venda de produtos e serviços na mesma operação comercial pode ser emitida em uma única nota fiscal eletrônica.
Inclusive por conta de vender produtos e serviços, a Secretaria da Fazenda oferece duas opções: emitir uma nota fiscal eletrônica conjugada ou enviar duas notas fiscais separada, ou seja, a NFe para o produto e a NFSe para o serviço de manutenção.
Acompanhe esses recursos de contabilidade que são voltados especificamente para as oficinas mecânicas e podem ajudar o dia a dia dos administradores.
– Mantenha separadas finanças da empresa e pessoal. É muito comum a oficina ser uma empresa familiar, porém, fazer a combinação das finanças é um grande erro. Conserve essa separação, evitando que o empresário se perca nos lucros e dividendos. Essa é uma prática que pode levar o negócio a ser fechado em menos de cinco anos de funcionamento. Tenha uma conta bancária do tipo Pessoa Jurídica exclusivamente para as movimentações financeiras da empresa.
– Todos as operações devem ser devidamente registradas numa planilha de contabilidade. Hoje existem softwares que fazem esse serviço e são muito eficazes, mas se a empresa não tem, use um computador ou bloco de anotações. Dessa forma, o administrador vai saber quais serviços foram prestados, quais contas foram pagas e se tem dinheiro no caixa ou não.
– Controle de forma organizada as notas fiscais. A NF é principal documento para o recolhimento de tributos, portanto, é de suma importância que seja emitida, para não caracterizar sonegação fiscal, o que é crime passível de multas no Brasil. Emita e controle bem as notas fiscais da oficina.
– Utilize a automação para processos repetitivos.
É normal que a contabilidade envolver muitos procedimentos de repetição: registro de informações, pagamentos, relatórios diversos, entre outros. Para isso, um software de gestão e gerenciamento pode ser muito útil e facilitar o dia a dia na oficina, além de deixa mais descomplicado inclusive na hora de fazer a contabilidade.
Contas com um software de gestão ajuda a minimizar erros, além de evitar que o empresário emita uma nota fiscal de forma equivocada, menos chances de esquecer de pagar os dividendos. Esses fatores impactam diretamente na qualidade dos serviços prestados e na satisfação dos clientes, além de proporcionar informações precisas sobre a saúde financeira do negócio.
– Mantenha um contador exclusivo para a empresa. Ter um bom relacionamento com a pessoa que faz a contabilidade é essencial pois ela pode funcionar com uma consultora do negócio. O contador trabalha com informações importantes sobre a oficina mecânica, além de saber como enfrentar situações contábeis que são específicas. Ele pode ajudar na estratégia para melhorar o desempenho financeiro da oficina e ainda reduzir custos tributários.
– Fique de olho nas suas finanças mensais. Acompanhe o seu planejamento financeiro mensalmente. Se a administração conta com o software de gestão, confira os relatórios gerados pela plataforma. Alguns documentos contábeis, como Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial, precisam de inspeção frequente, já que são muito técnicos e precisam de ajuda de um contador para entendê-los.
– Sempre que possível antecipe ou programe pagamentos. Isso evita atrasos nas contas, certifique-se de que tem descontos se pagar com antecipação. Isso pode economizar algum dinheiro para o caixa da oficina.
Mantenha a burocracia simplificada sempre deixando o contador a par do que está acontecendo no negócio. A automação das tarefas é muito comum no segmento da reparação, e é fácil encontrar plataformas específicas que ajudam nessa questão. Essas recomendações podem ajudar o empresário da reparação a manter sua oficina mais organizada e, por consequência, mais produtiva e lucrativa.
Perigos da má contabilidade
Não pagar contas no prazo correto
Não fazer o pagamento dos impostos
Não emitir notas fiscais ou fazer notas erradas
Não entregar as declarações obrigatórias
Não ter controle do caixa
Não saber se a oficina é lucrativa
